Technicznie dobry e-mail, czyli pozdrowienia bez przecinka na końcu. Infografika

0
1240

Technicznie dobry e-mail, czyli pozdrowienia przez przecinka na końcu. Infografika

Ostatnio pisaliśmy o sztuce – czasami niełatwej – komunikacji mailowej z klientem, dostawcą czy partnerem biznesowym. Tam skupialiśmy się przede wszystkim na właściwej retoryce maila, teraz natomiast pora przyjrzeć się wiadomościom e-mail od strony technicznej. Zajmując się komunikacją w firmie na co dzień, regularnie wpadają do mojej skrzynki wiadomości, które najchętniej bym „odzobaczyła” posługując się facebookowym kolokwializmem. Tak się nie da, więc pozostaje tylko nieść ten kaganek oświaty i zapobiegać najczęściej popełnianym błędom.

Zapewne znowu pomyślisz, że nic już Cię w tym temacie nie może zaskoczyć, ale czy na pewno? Poniżej kilka praktycznych wskazówek.

Tytuł

Nigdy nie pomijaj tytułu wiadomości, w przeciwnym razie Twój mail może zostać zignorowany, zwłaszcza jeśli wysyłasz go do osoby, z którą kontaktujesz się po raz pierwszy. Najlepiej, jeśli w tytule maila zawrzesz jakąś kluczową frazę, której dotyczy mail (np. nazwę projektu, usługi, firmy itp.) – wówczas łatwiej będzie Ci przefiltrować pocztę, by kiedyś – w razie potrzeby, odszukać tę wiadomość.

Powitanie 

Formę powitania dostosuj do odbiorcy i tej kwestii nie trzeba jakoś szczególnie rozwijać. To, na co chcemy zwrócić uwagę, a o czym nie każdy wie, to wskazówka, że zwrot powitalny kończymy przecinkiem albo wykrzyknikiem (pamiętaj jednak o unikaniu wykrzykników w wiadomościach służbowych i formalnych). To, w jaki sposób zakończysz zwrot powitalny, warunkuje pisownię pierwszego wiersza wiadomości.  Jeżeli zwrot powitalny kończysz przecinkiem, pierwszy wiersz wiadomości rozpocznij małą literą. Jeżeli natomiast przywitałeś adresata wykrzyknikiem, pierwszy wiersz maila rozpocznij wielką literą.

Pole UDW

Z pola kopii ukrytej korzystamy w sytuacji, kiedy z pewnych powodów nie chcemy, aby adresaci wiadomości wiedzieli, że jej odbiorcami są także inne osoby. Dzieje się tak np. w sytuacji, gdy wysyłamy wiadomość do różnych odbiorców i nie chcemy ujawniać tzw. danych wrażliwych, czyli np. adresów e-mail innych niż te, dostępne np. w Internecie, możliwości skojarzenia osób czy firmy z daną instytucją czy chociażby w celu uniknięcia wysyłki niechcianej poczty przez współadresatów wiadomości.

Ciągłość korespondencji oraz Odpowiedz wszystkim

Ten błąd pojawia się chyba najczęściej, a jednocześnie brak zachowania ciągłości korespondencji rodzi największe problemy. Aby mu zapobiec pamiętajmy koniecznie o polu „DW”.

Z pola DW (Do wiadomości) korzystamy wtedy, gdy osoba trzecia jest powiązana w jakiś sposób z przedmiotem wiadomości i powinna zapoznać się z jej treścią. Już sam fakt dodania konkretnej osoby na kopię oznacza, że nie bez powodu znalazła się ona wśród adresatów i powinna obserwować dalszą wymianę korespondencji. A dzieje się tak tylko wówczas, gdy każda z osób odpowiadających na maila, skorzysta z opcji „odpowiedz wszystkim”. Niestety, nadal wiele osób o tym zapomina, nie zwraca uwagi na istotę pola DW lub celowo eliminuje inne osoby z dalszej wymiany korespondencji. I co wtedy? Takie działanie wprowadza niepotrzebny chaos, brak sprawnej i prawidłowej wymiany informacji, ponieważ nagle ktoś po prostu „wyleciał z obiegu.”

Dodatkowo – zachowaniu ciągłości korespondencji sprzyja kopiowanie treści maila do odpowiedzi, co ułatwia śledzenie tematu. Łatwiej czytać jednego maila ze wszystkimi tekstami niż skakać po kilku. Oczywiście, gdy następuje zmiana tematu pamiętaj, aby nie dołączać już wcześniejszych i zmień temat wiadomości.

Wysoki priorytet

Nie nadużywaj tych czerwonych wykrzykników. Jeżeli będziesz je stosować za każdym razem bez względu na faktyczną ważność to przestaną one spełniać swoją rolę. Nadaj wiadomościom wysoką ważność tylko wtedy, gdy istotnie powinny one zostać potraktowane przez odbiorcę priorytetowo.

Stopka

Wiadomości służbowe – przede wszystkim te pisane do adresatów spoza firmy powinny zawierać stopkę z danymi nadawcy oraz firmy. W ten sposób mail staje się bardziej wiarygodny, odbiorca wiadomości wie z kim ma do czynienia, jaki dział czy komórkę organizacyjną firmy reprezentujesz, a w razie jakichkolwiek pytań może zadzwonić po podany w stopce numer telefonu, aby rozwiać ewentualne wątpliwości. Pamiętaj, aby stosować tylko taki wzór stopki firmowej, który jest odgórnie przez firmę ustalony. Wszelkie samodzielnie przygotowane „upiększacze” typu cytaty, dodatkowe logotypy, tym bardziej te przerabiane „na kolanie” – pozostaw dla wiadomości prywatnych.

Pozdrawianie, czyli formuła pożegnalna

Znasz, stosujesz, ale czy poprawnie? Otóż wielu z nas popełnia jeden zasadniczy błąd. Po formule pożegnalnej np. „Pozdrawiam” (którą zaczynamy od wielkiej litery) nie stawiaj przecinków.

Technicznie_dobry_email_Infografika

Mamy nadzieję, że powyższe wskazówki okażą się pomocne. Jeżeli jednak tym razem niczym Cię nie zaskoczyliśmy… to tym lepiej. Oznacza to, że wiesz wszystko lub przynajmniej bardzo dużo. Zastanów się jeszcze, czy za tą wiedzą idzie zawsze praktyka, czy może to przyzwyczajenie zwycięża i wpływa na to, jak komunikujesz z klientami, partnerami biznesowymi czy kolegami z pracy…

Technicznie dobry e-mail, czyli pozdrowienia bez przecinka na końcu. Infografika
5 (100%) 3 votes

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here